各单位：

为了加强我校档案的综合管理，确保档案的完整与安全，根据年度档案归档工作安排，2018年度档案材料归档工作已经开始，请各部门将2018年度日常职能活动所产生的各类档案材料，按档案管理要求整理好后于2019年6月30日前移交院档案室（新院图书馆）。现将有关具体事项通知如下：

1：各部门兼职档案员接到本《通知》之后，对照档案实体分类实施细则（详见校办网页信息公开栏内），明确本部门在职能活动中形成的档案材料及归档范围，在规定时间内进行收集、整理，并移交综合档案室，档案室联系人：葛婷。

2：归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。为确保每份档案材料的原始有效性，各部门形成的归档文件材料应有产生的时间、原始印章等要素。

3：档案材料移交前各部门须事先填写好“档案移交目录”（见附件）。交接时双方签字盖章，一式二份，双方留存备查。  

请各单位予以支持。

                                        湖北工程学院新技术学院办公室

                                              2019年3月14日

  附件1.doc