湖北工程学院新技术学院档案实体分类实施细则

一、档案实体分类
（一）党群类
一级类目 DQ
二级类目 11 党务综合 分党委、总支、直属支部综合材料入此
12 纪检
13 组织
14 宣传教育 学生思想政治工作入此
15 统战 民主党派材料入此
16 工会 妇女工作、计划生育工作入此
17 团委 学生社团材料入此
（二）行政类
一级类目 XZ
二级类目 11 行政综合 学校评估、教代会、校史、文明建设及各系、处、室等单位的综合材料入此
12 人事
13 监察审计
14 保卫
15 总务
16 档案
（三）学生类
一级类目XS
二级类目 11 学生综合 入此
12 招生 录取新生名册入此
13 学籍管理 学生学籍档案、奖惩材料入此
14 毕业生工作 毕业生信息反馈入此
（四）教学类
一级类目 JX
二级类目 11 教学综合 优秀教学质量评奖材料入此
12 学科与实验室建设 专业设置入此
13 课堂教学与教学实践
14 学位工作
15 教材
（五）科研类
一级类目 KY
二级类目 11 科研综合 科研经费管理，学术活动材料入此
12 按学科或专业或项目设置类目
（六）仪器设备类
一级类目 SB
二级类目 11 综合
12 按设备仪器种类或型号设置类目
*（七）基本建设类
一级类目 JJ
二级类目11 综合
12 按单项工程设置类目
*（八）产品生产类
一级类目 CP
二级类目 11 综合
12 产品种类或项目设置类目
*（九）出版类
一级类目 CB
二级类目 11 综合
12 报纸
13 刊物
14 书稿
*（十）外事类
一级类目 WS
二级类目 11 综合
12 出国（境）
13 来院
*（十一）财会类
一级类目 CK
二级类目 11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册 奖金、助学金入此

（注：标注*的五类档案暂不纳入建设范围）

二、档案实体分类详表
（一）党群类
DQ11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1上级党组织有关党的建设的文件材料
（如文件是针对本院的，则永久保存） 长 期
2 本院党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍：大会选举办法，选举结果和上级批复等。 永 久
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 长 期
（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样 短 期
3 本院党委会会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永 久
4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永 久
5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永 久
6 以党委名议召开的工作会议材料 永 久
7 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 永 久
8 党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 永 久
9 党委工作简报 永 久
10 党委大事记 永 久
11 党群系统启用印章文件和印模 永 久
12 党群系统重要统计材料 永 久
13 党委各部、各支部报党委工作计划、总结、报告、请示及批复 长 期
14 党委保密、秘书工作的有关文件 长 期
15 重要的群众来访处理材料 长 期
16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长 期

DQ12 纪检
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级纪委关于纪检工作的文件 长 期
2 纪委工作规章制度 长 期
3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永 久
4 党员处分、复查材料 长 期
5 群众来信来访及处理意见 短 期

DQ13 组织
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报 长 期
2 本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永 久
3 本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永 久
4 副处级以上干部任免、调动的报告、决定、批复、通知等 永 久
5 副处级以上干部名册 永 久
6支部改选报告、审批材料 长 期
7 各支部委员名册 长 期
8 党员名册 长 期
9 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 长 期
10 发展新党员、预备党员转正的名册 长 期

DQ14 宣传教育
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于宣传工作文件 长 期
2 本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永 久
3 教职工政治思想工作动态及调查材料 长 期
4 理论学习的决定、通知、计划、总结 长 期
5 反映本院重大活动的剪报及图表 永 久
6 上级有关学生思想政治工作的文件 长 期
7 本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永 久
8 学生工作处学生思想政治工作计划、报告、总结 永 久
9 学生思想工作典型调查材料和统计 长 期
10 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长 期
11 各系学生政治工作人员名单 长 期

DQ15 统战
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件 长 期
2 本院统战工作计划、决定、报告、通知和总结 永 久
3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永 久
4 本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永 久
5 台、港、澳和侨务工作材料 长 期
6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长 期
7 统战工作重要会议记录 长 期

DQ16 工会
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关工会工作文件 长 期
2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永 久
3 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件） 长 期
4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 长 期
5 处分会员有关材料 长 期
6 工会委员会会议记录、纪要 短 期
7 基层工会干部名册 长 期
8 会员名册 长 期
9 妇女工作材料 长 期
10 家属工作材料 长 期
11 本院计划生育工作文件及领取独生子女名册 短 期

DQ17 团委
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于团的工作文件 长 期
2 本院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过文件） 永 久
3 本院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永 久
4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 永 久
5 团委工作典型调查材料 长 期
6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长 期
7 处分团员的材料及复查材料 长 期
8 批准入团、离团材料及名单 长 期
9 团干部名单 长 期
10 团员名册 长 期
11 团委会议记录 长 期
12 学生会文件、材料 长 期
13 本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长 期
14 各分团委的有关材料 长 期
15 团委牵头进行的重大活动的有关材料 长 期
16 社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料 长 期

（二）行政类

XZ11 行政综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长 期
2 全院性的规章制度 永 久
3 学院及各单位年度、学期工作计划、报告、总结 永 久
4 院务会名单、会议记录、纪要 永 久
5 全院性的工作会议、座谈会文件 长 期
6 院领导在会上的重要讲话和参加院外会议发言稿 长 期
7 本院教育事业规划、计划及上级批复 永 久
8 学院评估材料 永 久
9 教职工代表大会文件材料 长 期
10 本院向上级的请示及其批复 永久或长期
11 本院各单位的请示及学院的批复（分类立卷） 长 期
12 有关全院工作的调查材料和经验总结 永 久
13 学年报表及综合统计 永 久
14 启用印章的文件及印模 永 久
15 本院历史沿革、情况介绍 永 久
16 本院大事记、简报、信息、动态等 永 久
17 院史工作材料 永 久
18 院友工作材料 长 期
19 院庆工作材料 长 期
20 群众来信来访文件材料 长 期
21上级有关文明建设、综合治理的文件 长 期
22本院关于文明建设，综合治理的文件材料 永 久

XZ12 人事
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级机关有关人事工作的文件 长 期
2 本院人事工作的规章制度 长 期
3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永 久
4 关于院内机构设置、变化的文件材料 永 久
5 人事权限内的干部任免文件名册 永 久
6 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长 期
7 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 长 期
8 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永 久
9 教师进修计划、安排、总结 长 期
10 教师工作量的规定及执行情况 长 期
11 教师业务考核材料 长 期
12 人事统计表 永 久
13 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表 永 久
14 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表） 长 期
15 教职工工资调整材料、名册 长 期
16 教职工转正定级材料 长 期
17 教职工校内调动材料 长 期
18 教职工聘用的有关材料 长 期
19 教职工辞职、离职的有关材料 长 期
20 教职工退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长 期
21 教职工福利工作 长 期
22 使用劳务派遣人员、临时人员的有关材料 长 期
23 人民来信来访材料 长 期

XZ13 监察、审计
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级机关有关监察、审计工作的文件 长 期
2 本院监察、审计工作方面的规章制度 长 期
3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 长 期

XZ14 保卫
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关保卫工作的文件 长 期
2 本院保卫工作方面的规章制度 长 期
3 本院保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永 久
4 本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 长 期
5 要害部门的保卫、消防工作 长 期
6 保卫工作简报 长 期

XZ15 总务
序号 类 目 名 称 保管期限
1 本院总务工作计划、报告、调查材料 长 期
2 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 长 期
3 师生员工健康状况调查材料及统计表 永 久

XZ16 档案
序号 类 目 名 称 保管期限
1 档案工作计划、报告、总结 长 期
2 档案管理规章制度 长 期
3 档案部门与院外交流的有关材料 永 久
4 档案室指南、全宗介绍 永 久

（三）学生类
XS11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限

1上级下达的有关学生管理工作的文件材料 长 期

2 本院关于学生管理的规定、学生守则等 长 期

3 军训工作材料 长 期

4 心理健康教育工作材料 长 期

5 学生运动会材料 长期

6 突发事件处理材料 永 久

XS12 招生
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关招生工作的文件材料 长 期
2 招生计划、规定、生源计划 长 期
3 新生录取材料及新生名单 长 期
4 招生宣传、招生工作总结 短 期

XS13 学籍管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 新生入学登记表 永 久
2 学生学籍卡片 永 久
3 学生成绩总册 永 久
4 在校学生名册 永 久
5 学生学籍变更材料（升级、留级、复学、转学、退学） 长 期
6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级及其他奖励） 长 期
7 学生处分材料 长 期

XS14 毕业生
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关毕业生就业工作的文件材料 长 期
2 毕业生就业工作计划、简报、总结 长 期
3 毕业生供需统计、计划、合同 长 期
4 毕业生正式就业方案及调配派遣名册 永 久
5含毕业证编号的毕业生名册 永 久

6 毕业证、派遣证存根领取签收册 长 期
7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长 期

（四）教学类
JX11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长 期
2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永 久
3 学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永 久
4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖 长 期
5 统计报表 永 久

JX12 学科与实验室建设
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长 期
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永 久
3 重点学科、专业、实验室建设材料 永 久
4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长 期
5 学科、专业、实验室建设统计报表 永 久

JX13 课堂教学与教学实践
序号 类 目 名 称 保管期限
1 各专业教学计划、教学大纲 永 久
2 课程建设要求及安排，校历表，课表 长 期
3 各系、科、专业课程试题库 长 期
4 典型教案、重要备课记录 长 期
5 教学实习、生产实习计划，总结及有关材料 短 期
6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短 期

JX14 学位
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关学位工作文件材料 长 期
2 本院学位评定条例、办法及计划、总结 长 期
3 学位委员会会议记录、决定 长 期
4 学位委员会授予各层次学位清册 永 久
5 本科生优秀学士学位论文 长 期

JX15 教材
序号 类 目 名 称 保管期限
1 自编、主编教材 长 期
2 各系各专业使用教材目录 长 期
3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长 期
4 其他有保存价值的自编参考资料 短 期

附录： 存系教学类档案
序号 类 目 名 称 保管期限
1 本科生毕业论文及评审意见 长 期
2 课堂教学材料、课程进度表 短 期
3 教师任课安排、教案 长 期
4 优秀实习报告 短 期
5 本专业教学检查、调查材料及总结 短 期
6 教师工作量核算、登记材料 短 期

（五）科研类
KY11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 科研行政管理文件材料 长 期
2 科研计划管理文件材料 长 期
3 科研成果管理文件材料 长 期
4 科研经费管理文件材料 长 期
5 申报科学基金及有关批复 长 期
6 学术活动材料 短 期

KY12—1 科研准备阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 开题报告与课题调研论证材料 长 期
2 任务书、合同、协议书 永 久
3 课题研究计划、设计 长 期
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短 期
5 课题投资与预决算材料 短 期

KY12—2 研究实验阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） 永 久
2 数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框架、计算结果） 永 久
3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） 永 久
4 研究工作阶段小结、年度报告 长 期
5 配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等 永 久
6 样品、标本等实物的口录 永 久

KY12—3 总结鉴定阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 研究报告、研制报告 永 久
2 论文专著 永 久
3 工艺技术报告 永 久
4 技术诀窍报告 永 久
5 专业评审意见 永 久
6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录鉴定意见） 长 期
7 鉴定证书 永 久
8 推广应用意见 长 期
9 课题工作总结 长 期

KY12—4 申报奖励阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 科研成果登记表 永 久
2 科研成果报告表 永 久
3 科研成果奖励申报与审批材料 永 久
4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永 久
5 专利申请书或证书原件或影印件 永 久

KY12—5 推广应用阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 转让合同、协议书 永 久
2 生产定型鉴定材料 永 久
3 成果被引用或投产后反馈意见 短 期
4 推广应用方案及实施情况 长 期
5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 长 期
6 成果宣传报导材料 短 期
7 对外学术交流材料 长 期

（六）仪器设备类
SB11 综合设备
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 长 期
2 本院仪器、设备管理的规章制度 长 期
3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长 期
4 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 长 期
5 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 长 期
6 本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 长 期

SB12 仪器设备项目
序号 类 目 名 称 保管期限
1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） 长 期
2 上级或主管领导批复和准购批示 长 期
3 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 长 期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长 期
5 开箱记录及装箱单 长 期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件。保修单 长 期
7 验收报告及文件材料 长 期
8 索赔来往函件及结果文件 长 期
9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
10 使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存
11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存